Nous recrutons pour notre agence Onet Services Essonne (91) un : :

Assistant administratif F/H

Rattaché au Directeur de l'agence et intégré à l'équipe administrative, vos missions principales sont les suivantes : 

Secrétariat 

• Accueillir et renseigner les interlocuteurs internes ou externes
• Gérer le standard téléphonique
• Assurer le traitement du courrier 
• Organiser et coordonnées les agendas, organiser les réunions et préparer les documents nécessaires à son bon déroulement
• Traiter avec confidentialité des informations "sensibles" avec des interlocuteurs multiples
• Anticiper et organiser les déplacements : réservation transport, hôtel etc..

Gestion administrative et commerciale

• Classer et archiver les documents papiers et électroniques à partir des normes en vigueur
• Mettre en place et assurer la mise à jour de la base de données clients/prospects
• Créer et suivre le référencement de tous les contrats client
• Assurer le traitement des devis et appels d'offres
• Centraliser la gestion des stocks et commandes

Suivi budgétaire et facturation 

• Saisir les notes de frais, les contrôler et les approuver
• Réaliser les opérations comptables (provisions, frais, rapprochements bancaires…)
• Passer les commandes, codifier et saisir les factures fournisseurs et les transmettre aux services concernés
• Valider avec l'équipe d'exploitation et saisir les éléments de facturation chantiers
• Assurer le suivi administratif des contrats et règlements clients (relance, révision des prix…)
• Créer et saisir les refacturations internes
• Elaborer et tenir les tableaux de bord à jour 

Gestion des Ressources Humaines 

• Contribuer à la gestion et au suivi administratif du personnel 
• Réaliser les formalités liées à l'embauche : déclaratifs, contrats
• Suivre les accidents du travail, arrêts, visites médicales 
• Participer à la production de la paie du personnel de l'agence (pointages et saisies)
• Suivre les procédures disciplinaires et les ruptures de contrats de travail

Vous êtes issu d'une formation orientée Gestion PME/PMI et justifiez d'une première expérience réussie dans ce type de poste et notamment en gestion de la paie/comptabilité.

Vous savez utiliser un logiciel de paie/comptabilité (la connaissance de HR Access/People Soft serait un plus) et vous maîtrisez les outils informatiques (Pack Office, Outlook, etc.) ?

Vous êtes reconnu pour votre investissement et votre implication. Vous savez faire preuve d’écoute et de patience. Votre rigueur et votre capacité à gérer les priorités vous permettent de respecter les échéances.

Vous savez faire preuve de discrétion et de confidentialité.

Doté d'une aisance relationnelle, vous savez vous organiser et travailler à la fois en autonomie et en équipe.

Alors le poste est fait pour vous !

Rejoindre Onet, c’est aussi adhérer aux valeurs d’écoute, de respect et d’audace qui ont fondé notre groupe et guident nos actions au quotidien.

Onet est engagé depuis de nombreuses années en faveur de la diversité et du handicap. Onet recrute et reconnaît tous les talents.